نقش های مدیریت اجرای قرارداد

Role of the Contract Management

اطمینان پیدا کردن از موارد زیر به عهده مدیر قرارداد است:

۱ اطمینان از حصول کالا و سرویس ها مطابق با SPEC. ها و شروط قرارداد
۲ بازنگری و نظارت بر ریسکهای قرارداد
۳ برقراری ارتباط مؤثر با تمام گروه ها
۴ تغییرات ایجاد شده در قرارداد و تصویب آنها مطابق با مفاد قرارداها، سیاستها و
خط مشی های مرتبط به ان
۵ انجام فعالیتهای مستمر جهت قراردادهای آتی
۶ ثبت اختصاصی مدارک و اسناد
۷ اطمینان از دریافت سرویسها و کالاها یی که صحت آنها قبل از پرداخت پول گواهی
شده اند.

به این ترتیب شخصی که کارشناس مدیریت قرارداد است در طول عملیات خرید به عنوان Contract
Management انتخاب می شودکه مدیریت خرید و انتخاب فروشنده مناسب را مطابق با دستورالعملهای دریافتی از سوی هیأت مدیره و دیگر سیاستهای مرتبط به آن را به عهده می گیرد. وقتی که قرارداد به امضاء طرفین رسید، مدیریت اجرای قرارداد مدیریت های خاص، نیازمندیها و مسئو لیتهای ویژه را طرح ریزی می نماید.

شرایط مندرج در قرارداد و نحوة برنامه ریزی مدیریت قرارداد ونیز قوانین عمومی مسئولیتهای مدیریت قرارداد را تعیین می کنند. به علاوه مدیریت قرارداد نظرات و عقاید را شکل می دهدو تصمیم گیری
می نماید. به این ترتیب انتظار می رود که با تکیه به اصول اخلاقی کلیه فعالیتهای مربوط به خرید، فروشندگان و گروگذاریها به بهترین شکل صورت پذیرد.

• طرح و برنامه ریزی مدیریت اجرای قرارداد

The Contract Management Plan

CMP یکی از مهم ترین ابزارهای مدیریت قرارداد است. CMP در خریدهایی که ارزش و ریسک بالایی دارند برای دستیابی به اهداف خاص طرح ریزی می شود.

CMP شامل موارد زیر می باشد:
۱ مشخص کردن اهداف و نتاج قرارداد و چگونگی مدیریت قرارداد
۲ تعریف نقش ها و وظایف هر یک از طرفین
۳ مشخص کردن نحوة برخورد با تغییرات در شرح قرارداد مطابق قرارداد
۴ توضیح وظایف ضروری جهت حصول اطمینان از نتایج موفقیت آمیز قرارداد و نیز کم کردن ریسک آن

CPM باید تمام اطلاعات ضروری مورد نیاز جهت مدیریت قرارداد را داشته باشد تا به کمک آن مدیریت مؤثر و قابل اجرای قرارداد ممکن شود.

CMP باید شامل موارد زیر باشد:

۱ معیارهای قابل قبول
۲ مدیریت ارتباط و دوستی
۳ تکمیل و تجدید موافقت ها
۴ پیشرفت مستمر
۵ تغییرات قراداد
۶ قراردادهای قابل تحویل
۷ جلسات مدیریت قرارداد
۸ اطلاعات و داده های مدیریتی
۹ مراحل حل اختلاف
۱۰ خرید درست و مبتنی بر اخلاق
۱۱ مدیریت مالی
۱۲ ساختار نظارتی
۱۳ عملیات آزمایش و بازرسی فنی
۱۴ بیمه ها
۱۵ شاخص های انجام کار یا عوامل کلیدی موفقیت
۱۶ پرداخت مقاطع کار
۱۷ انجام نظارت و تهیه گزارش ها
۱۸ فعالیتهای مربوط به کیفیت
۱۹ مدیریت ریسک
۲۰ جدول مدیریت
۲۱ الزامات قانونی و مقرر
۲۲ آموزش
۲۳ ضمانت نامه ها
مدیریت قرارداد باید متناوباً بهC.M.P) )Contract Management Plan مراجعه نماید و در صورت ایجاد تغییرات، آن را تغییر دهد یا اصلاح نماید.

• ریسکهای مدیریت اجرای قرارداد

Contract Management Risk

ریسکها در خرید شامل:

۱ عدم موفقیت در برآوردن شرایط مندرج در قرارداد
۲ مدیریت نامناسب قرارداد
۳ تغییرات غیر مجاز در قرارداد
۴ عدم موفقیت در حصول اهداف استراتژیک خرید
۵ فقدان مالکیت فکری
۶ تغییر در حجم و وسعت کار
۷ کلاهبرداری
۸ فقدان ثبت درست اسناد
۹ رفتار غیر اخلاقی و کشمکش در منافع
۱۰ تغییر یا فقدان افراد کلیدی

این ریسکها باید در دورة مدیریت اجرای قرارداد به حداقل برسند یا حذف شوند. در مواردی که مشکلات بازرسی یا قانونی بروز می کند لازم است که با کمک مشاوران حرفه ای در مراحل اولیه مشکل را حل کند.

• ماتریس مدیریت قرارداد

Contract Management Matrix

برنامه ریزی و تصویب پیشنهادات خرید، اساس کار مدیریت اجرایی قرارداد است. در برنامه ریزیهای انجام شده توسط مدیریت اجرای قرارداد قبل از انعقاد قرارداد ، قراردادها بر اساس ریسک و Value Quadrant طبقه بندی می شوند.

این Quadrant ها به شرح زیر هستند:

لزوم مدیریت اجرای قرارداد بر اساس ارزش و ریسک قرارداد افزایش می یابد. برای مثال در قراردادهای ساده ایی که ارزش و ریسک کمی دارند، نظارت، ثبت و نگهداری اسناد اصلی و مجوز های پرداخت کارهای مشکلی نیستند اما در قرادادهای بسیار پیچیده و خیلی استراتژیک با ریسکهای بالا و ارزشهای بیشتر جهت نظارت، بایگانی و مجوزهای پرداخت موارد زیر را باید در نظر گرفت:

• نقش فعال مدیریت قرارداد

• ایجاد ارتباط بسیار مؤثر و جامع با فروشندگان

• مکانیزم ارزیابی بسیار جامع

Contract Management Matrix پیوست شمارة ۱ حاوی دستورالعملهای لازم برای هر یک از بخش های خرید در طول مدت اجرای قرارداد است.