• مسئولیت های مدیر اجرای قرارداد و کارشناس قرارداد در تیم مدیریت اجرای قرارداد

(Administration Contracting Officer’s (ACO) & Contract Specialist’s Responsibilities)

مسئولیت های مدیر اجرای قرارداد:

۱ ایجاد تیم مدیریت قرارداد
۲ مذاکره با پیمانکار در مورد تغییرات و قیمت قرارداد
۳ حل و فصل اختلافات
۴ اصلاح ضروری قرارداد به منظور انعکاس تغییرات یا شروط لازم
۵ حصول اطمینان از پرداخت های فوری در قبال صورت و ضعیتهای تصدیق شده پیمانکار
۶ خاتمه دادن به قرارداد در زمان تکمیل قرارداد
۷ خاتمه قرارداد در صورت لزوم به علت قصور یا تسهیلات
۸ جستجوی دستورالعمل یا حمایت از ارگانها و شرکتهای دیگر حقوقی در صورت لزوم
۹ تشریفات اداری
۱۰ صورت وضعیتها
۱۱ نگهداری مدارک قرارداد

نقش هماهنگی در کارها:

۱ هدایت و راهنمایی پیمانکار در جهت اجرای مفاد قرارداد
۲ روشن کردن مفادو شروط قرارداد برای پیمانکار وپاسخ گویی به سؤالات او

نظارت
Surveillance

1 اطمینان از اجرای مفاد قرارداد
۲ تهیه گزارشی از ارزیابی اجرای قرارداد به پیمانکار و مشخص کردن الزاماتی از قراردادکه بطور نامناسب انجام شده اند.
۳ ثبت و ضبط اطلاعات فعالیتهایی از پیمانکار Contract Performance) Information) که بر طبق قرارداد به خوبی انجام شده اند.
۴ وظایف این افراد

(COR) Contract Officer Representative
(COTR) Contracting Officer Technical Representative
(QAE) Quality Assurance Evaluator

شامل:
الف) هماهنگی فعالیتها.
ب) رابط موضوعات فنی قراردادی پیمانکار بودن
پ)همکاری با مهندسی و مدیرخدمات عمومی در خصوص خدمات
ت) بازنگری و هماهنگی فعالیتهای پیمانکار که ممکن است روی فعالیتهای نصب، ما موریت، سیستم، پروژه ها تاثیر داشته باشد
ث) هماهنگی مجوزهای حفاری داده شده به پیمانکار برای بازنگری
ج) خاطر نشان کردن اقدامات اصلی پیمانکار که ممکن است روی سسیستم پیمانکار یا نیاز به پشتیبانی پیمانکار تاثیر داشته باشد
ج) ارائه شکایتهای بجای مشتری به نماینده مدیر اجرایی قرارداد (ACO) جهت رسیدگی

نظارت:
Surveillance

1 بازرسی تضمین کیفیت Quality Assurance Surveillance) ) QASP
2 یکی سازی فعالیت های پیمانکارو استانداردها در بازرسی تضمین کیفیت.
۳ اطمینان از انجام کارها بر طبق استانداردهایی که در قرارداد مطرح شده.
۴ Update کردن و ثبت اطلاعات QASP که در نتیجه تغییرات در قرارداد حاصل شده اند.
۵ نظارت و ثبت مدارک مربوط به پیمانکار مطابق باQASP.
6 سرپرستی و نظارت در Maintenance و operation (O & M ) که حتماٌ مطابق با قرارداد و استانداردها باشد.
۷ بازنگری مدارک پیمانکار جهت اطمینان از اینکه آنها با بخش نصب همکاری دارند و همه فعالیتهای روزانه، در خواست خدمات اضطراری، خدمات مختصر، مجوزهای حفاری، استانداردهای جدید ساخت ، همگی با توجه به شروط قرارئائ انجام می شوند.
۸ بازنگری مدارک در یافت شده ماهانه از پیمانکار جهت اطمینان از دسترسی و تکمیل کار.
۹ سرپرستی و نظارت بر فعالیتهای پیمانکار حهت تاییدیه مطابق بودن با قرارداد.
۱۰ بازنگری Monthly Invoice پیمانکار.
۱۱ پی گیری و تایید پیشرفت اقتصادی سیستم.
۱۲ گزارش فعالیتهای پیمانکار به (ACO)

وظایف مهندسی و مدیریت خدمات عمومی

Base Civil Engineer (BCE) / director of public works (DPW)

وظایفشان توضیح الزامات نصب جهت خدمات می باشد این شروط مربوط به پیمانکار می شود که از طریق (ACO) بیان می شوند. و شامل:

مدیریت اجرایی:
الف) بودجه بندی و برنامه ریزی برای خدمات انحصاری قرارداد
ب) بازنگری مدارک پیمانکار جهت اطمینان از درستی انجام کار
پ) تهیه باز خورد فعالیت پیمانکار جهت COR
ت)ایجاد ارتباطا ت یا قطع ارتباطات در سیستم خدمات
ث) تغییر درایجاد ارتباطاتی که سیستم خدمات را تحت تا ثیر قرار می دهد

هماهنگی در کار

الف) هماهنگی کار از نظر زمانی
ب) تهیه جداول فعالیتهای ساخت که می تواند در سیستم خدمات مؤثر باشد
پ) بازنگری و تایید مجوزهای حفاری ارائه شده توسط پیمانکار
ت)اضافه کردن پیمانکار به عنوان سرپرست و ناظر و تصویب کننده جهت خدمات در جریان اخذ مجوز حفاری نصب
ث) اطمینان از اولویت بندی و درستی در خواست خدمات ضروری و اضطراری

وظایف بخش ایمنی

نظارت در امور:
الف) بازنگری مدارک و فعالیتهای پیمانکار در خصوص ایمنی پرسنل و درستی انجام کار
ب) تهیه مدارک از فعالیتهای ایمن پیمانکار جهت (COR)

وظایف کارسناس محیط زیست:
بررسی فعالیتهای پیمانکار و نیز بررسی و تجزیه و تحلیل تا ثیرات محیطی آن در طول دوره نصب

نظارت و بازرسی شامل:
الف) نظارت و بازرسی دوره ای فعالیتها و مدارک پیمانکار برای اطمینان یافتن از صحت انجام کار توسط پیمانکار بدون ایجاد خسارات محیط زیستی
ب) ارزیابی پاسخ های پیمانکار جهت مطابقت داشتن با قوانین و مقررات
پ) بررسی دوره ای فعالیتهای پر خطر پیمانکار
ت) تحقیق و بررسی جهت تهیه وسایل ایمن سازی بر طبق Data Sheet ها توسط پیمانکار و ارسال آن به محل نصب جهت پرسنل به شکل دوره ای
ث)تحقیق و بررسی دوره ای مدارک جهت آگاهی یافتن از تایید و قبول مواد خطر ناک و نیز طرز استفاده درست از مصالح و انهدام ضایعات و همچنین برنامه ریزی جهت مصرف درست مواد و بازیافت آن
ج) تهیه گزارش از فعالیتهای پیمانکار و تحویل به (COR)

در ادامه بخش های زیر مطرح می شوند:

• Submittal, invoicing and payments
• Quality assurance surveillance plan

Procedure همان است که در موارد قبلی گفته شد با این تفاوت که هر یک از این بخش ها موضوعات مربوط به خود را دارند و بنا بر ماهیت سازمانی فعالیتهای مخصوص به خود را انجام می دهند و کارشناسان مخصوص خود را دارند اما مدیریت اجرای قرارداد در آنها به همان شیوهای است که در موارد قبلی توضیح داده شد. ( در صورت لزوم این دو بخش نیز ترجمه می شوند).

پیوست شماره ۱

ماتریس مدیریت اجرای قرارداد (Contract Management Matrix)