با توجه به تجربه فعالیت در حوزه های فنی و فروش و خرید ضروری بود برای بهره برداری شما خوانندگان محترم نیز اصلاحات مهم را بشرح ذیل عنوان نماییم  :

1.       مشخصات فني خريد (Purchase Order Specification  ( POS  ) يا Material Requisition  (MR))

مشخصات فني مواد و يا تجهيزات مورد نياز مشتري براي خريد مي باشد .

2.       استعلام قيمت (  Request for Quotation  (RFQ))

درخواستي که براي تامين‌کنندگان ارسال ميگردد و به عنوان استعلام شناسايي مي شود .

3.       ارزيابي فني پيشنهادها ( Technical Bid Evaluation  ( TBE  ))

نتيجه ارزيابي فني پيشنهادهاي تامين کنندگان مي باشد .

4.       تاريخ نياز سايت (Required on Site  ( ROS  ))

تاريخ نياز تجهيزات و مواد که توسط مشتري و مطابق با زمان نياز در کارخانه اعلام مي شود .

5.       تاريخ رسيدن به سايت (Received at Site  ( RAS  ))

تاريخ رسيد تجهيزات و مواد به کارخانه مي باشد .

6.       برنامه تامين مواد و تجهيزات (  Procurement Plan  )

برنامه زمان بندي اجراي فعاليت هاي مورد نياز جهت انجام خدمات تامين تجهيزات مي باشد که بصورت نقاط کنترلي در انتهاي هر عمليات مشخص شده است .

7.       سفارش ( Order  )

عبارت است از مجموعه اي از درخواستهاي مشتري که به عنوان يک بسته خريد قابل تامين مي باشد.

 8.       استخراج مواد ((MTO) Material Take Off )

به معني استخراج مواد و تجهيزات مورد نياز از نقشه هاي اجرايي جهت خريد و يا كنترل بسته هاي خريد مي باشد.

 9.   ليست تجهيزات (Equipment List) :

ليست تجهيزاتي مي باشد كه در محدوده كار يك قرارداد مشخص واقع شده است.

 10.    بسته خريد (Bid Package) :

محدوده تعريف شده از پروژه كه مي توان به صورت يك بسته مستقل از ساير قسمتهاي پروژه به يك پيمانكار واگذار نمود و شامل يك يا چند فعاليت مي باشد .

11.   قرارداد (Contract Purchase) :

عبارتست از سند كتبي بين خريدار كه در آن حدود وظايف و مسئوليتهاي طرفين نوشته شده و به معني پيمان (همراه با تعهدات و شرايط ذكر شده در اسناد قراردادي) بين دو شركت و يا دو فرد حقيقي يا حقوقي مي باشد.

12.    سفارش خريد (Purchase Order):

سفارشي كه از طرف خريدار به صورت تلفني يا فاكس يا نامه به فروشنده ابلاغ مي شود.

13.   محدوده قرارداد (Contract Scope) :

به صورت يك بسته خريد تعريف مي شود و مشخصات و مرزهاي قرارداد را مشخص مي نمايد.

14.   مناقصه Tender :

عبارتست از اقدام براي خريد كالا و تجهيزات يا دريافت خدمات با مناسبترين شرايط و قيمت كه به سه صورت مناقصه عمومي، مناقصه محدود و مناقصه آزاد (در خريدهاي خارجي) انجام مي شود كه در سطوح پايين تر استعلام ناميده مي شود.

15.   ضمانتنامه حسن انجام كار  (PBG- Performance Bank Guaranty) :

عبارتست از وثيقه هايي كه توسط فروشنده يا پيمانكار به منظور حسن اجراي كار ، به خريدار يا كارفرما ارائه مي گردد. 

16.   ضمانتنامه پيش پرداخت (APG Advance Payment Guaranty -) :

تضميني است كه خريدار يا كارفرما در ازاي پيش پرداختي كه به فروشنده يا پيمانكار پرداخت مي‌نمايد از او مطالبه مي‌كند.

17.   پروفرما (Pro forma) :

عبارتست از صورت حساب يا پيش فاكتور كالا، تجهيزات و يا خدمات كه به عنوان پيشنهاد از سوي فروشندگان ارائه مي شود و در آن اطلاعات زمان، هزينه و شرايط تحويل و پرداخت ذكر مي‌گردد.

18.   ضمانت نامه حسن انجام تعهدات يا وجه الضمان (Retention Money):

ضمانت نامه اي است كه از فروشنده يا پيمانكار براي اجراي تعهدات اخذ مي گردد كه 50% از آن پس از گواهي تحويل موقت و 50% پس از صدور گواهي تحويل دائم مسترد مي شود.

19.   الحاقيه قرارداد (Amendment):

به تغييرات ناشي از تغيير حجم قرارداد كه موجب تغيير شرايط قراردادي منجمله تغيير نرخ واحد انجام فعاليتي در زمان قرارداد گفته مي شود، توافق هاي مذكور ضميمه قرارداد شده و منبعد بخشي از قرارداد تلقي خواهد شد.

20.    اسناد فني و بازرگاني :

اسناد فني و بازرگاني شامل مشخصات فني،‌ نقشه ها و مدارك و نيز شرايط قراردادي و قیمت مربوط به مناقصه يا استعلام ميباشد.

 21.    اسناد مالي :

شامل ضمانت نامه شركت در مناقصه ،پروفرما، ليست قيمت ها ، ضمانتنامه پيش پرداخت و ضمانتنامه حسن انجام کار، چك بانكي و چك تضمين مي باشد.

22.   دوره مناقصه ((Tender Period:

شامل فاصله زماني بين ارسال اسناد تا اتمام مهلت استعلام مي‌باشد.

23.   تاريخ ابلاغ قرارداد (Award Date) :

به معني زمان اعطاي قرارداد يا سفارش خريد به تامين‌کننده برنده مي باشد.

24.    تاريخ نفوذ قرارداد/Commencement Date  Effective date of contract

زمان نفوذ قرارداد است كه با توجه به شرايط نفوذ در قرارداد تعيين مي گردد و دوره اعتبار قرارداد از اين تاريخ شروع شده و تعهدات قراردادي بين خريدار و فروشنده نافذ مي شود.

25.   تامين (Supply) :

منظور تمام فعاليتهاي لازم جهت تهيه و تامين يك قطعه و يا تجهيز تا زمان آماده شدن جهت تحويل مي باشد. اعم از خريد مواد اوليه، ساخت و تحويل مي باشد .

26.   ساخت (Manufacturing) :

شامل تمام فعاليتهاي ساخت مثل مراحل ساخت ، مونتاژ، تست و …تا زمان بسته بندي كالامي گردد.

27.   برنامه زمانبندي حمل‌(Shipping Schedule): برنامه زمانبندي حمل تجهيزات با توالي زماني و درجدولي همراه با زمان، شماره محموله، شماره هاي بسته ها و اقلام حمل شده و مبدا و مقصد حمل مي باشد.

28.   ليست بسته­بندي كلي (General Packing List ) : ليست تجهيزات حمل شده و يا در حال حمل در يك محموله به صورت كلي مي باشد و مطابق با سرفصل هاي قرارداد است و معمولاً براساس جعبه هاي حمل شده بيان مي شود.

29.   ليست جزئيات بسته­بندي ( Detail Packing List):

ليست قطعات ريز در جعبه هاي حمل شده مي باشد.

30.   ساختار شكست كار(Work Breakdown Structure): منظور تقسيم بندي و شركت بندي فعاليتهاي پروژه با هدف مشخص جهت اجرا و اندازه گيريهاي كار و زمان و هزينه مي باشد .

31.    (Minutes of Meeting) MOM:

خلاصه مذاکرات در جلسات و تصميمات اتخاذ شده در صورتجلسه ذکر مي‌گردد که به عنوان MOMاز آن ياد مي‌شود.

32. Kick-off meeting (KOM)

تشکیل اولین جلسه و تصمیم گیری برای وارد شدن به فاز اجرای پروژه  میباشد

33.   برنامه کنترل کيفي (QC Plan):

برنامه کنترل کيفي ساخت و تست تجهيزات و مواد مي‌باشد که توسط تامين‌کنندگان ارائه مي‌گردد.

34. ، برنامه آزمون و بازرسي Inspection and Test Plan: ITP

برنامه تست و بازرسی از خرید تا ساخت و تست تجهیزات و حمل که توسط تامين‌کنندگان ارائه مي‌گردد.

35.   اسناد حمل: transportation Document

شامل بارنامه، ليست عدل­بندي، صورت­وضعيت و گواهي­نامه مبدا مي­باشد.

در بازرسي كالا معمولاً كالاهاي سفارش داده شده بصورت ساخته شده آماده بازرسي مي باشند. در اينصورت ممكن است بازرسي حين ساخت قبلاً توسط سازمان ديگري انجام گرفته و يا فقط بازرسي نهايي كالا مورد توافق مشتري و فروشنده (سازنده) قرار گرفته باشد.

 اكثر توليدات مربوط به سازندگان صنايع نفت، گاز و پتروشيمي همچون لوله ، اتصالات، فلنج ، پيچ و مهره، شير، پمپ و انواع تجهيزات برق و ابزار دقيق معمولاً بصورت نهايي و پيش از حمل (Pre-shipment) بازرسي مي گردند.

به اين نوع بازرسي اصطلاحا  PSI يا Pre-Shipment Inspection (بازرسي پيش از حمل) گفته مي شود.

از آنجايي كه كالاهاي مذكور بصورت حين ساخت مورد بازرسي قرار نگرفته اند لذا بازرسي از كالا در يك مرحله (يا بازديد) بسيار حساس و دشوار خواهد بود. در بازرسي كالا مسلماً مهمترين وظيفه يك بازرس كنترل مدارك فني ساخت و كنترل كيفيت كالا (انطباق محصول) خواهد بود چرا كه بسياري از مراحل ساخت و آزمونهاي مرتبط كالا قبلاً انجام گرفته است و بازرس هم در آن زمان حضور نداشته است.

قبل از انجام بازرسي محصول و بررسي مدارك، بازرس بايستي كاملاً از نحوه بازرسي و شرايط تحويل كالا مطلع باشد. يعني به الزامات قراردادي و درخواست مشتري كاملاً اشراف داشته باشد. اين الزامات را مي توان در قراردادهاي فيمابين سازنده (تامين كننده) و مشتري يافت. معمولاً اين الزامات جزء ضمايم قرارداد بصورت سفارش خريد (Purchase Order) يا درخواست مواد (Material Requisition) ، برنامه آزمون و بازرسي (Inspection and Test Plan: ITP) ، كتابچه مشخصات فني (Specification) و غيره مي باشند.

در حقيقت وظيفه بازرس اين است كه محصول را مطابق مدارك مذكور بازرسي نمايد؛ بگونه اي ديگر محصول را مطابق با الزامات و خواسته هاي مشتري بررسي (Verify) كند و اطمينان حاصل نمايد كه محصول مورد سفارش كليه الزامات مشتري را برآورده مي سازد. لذا بازرساني كه قبل از كنترل اين مدارك سراغ استاندارد مربوطه مي روند كاملاً راه اشتباهي را برگزيده اند. چرا كه الزامات مشتري نسبت به الزامات استاندارد ارجحيت و اولويت بالاتري دارد. البته معمولاً الزامات مشتري شامل يك سري الزامات استانداردي هم مي شود. يعني مشتري علاوه بر اينكه يك سري درخواست ها و نيازهاي خود را اعلام مي نمايد در نهايت امر سازنده (تامين كننده) را به پيروي از الزامات استاندارد مربوط به ساخت محصول مورد سفارش الزام مي نمايد. 

در بازرسي پيش از حمل بايستي توجه ويژه اي به برنامه ريزي بازرسي داشت. برنامه ريزي بازرسي در مدرك ITP گنجانده شده است و بازرس بايستي با توجه به اين مدرك، بازرسي را برنامه ريزي و به اجرا بگذارد. ممكن است در ITP مرحله اي از ساخت يا آزمون هاي نهايي ساخت بعنوان ايستگاه بازرسي (Hold Station) از طرف خريدار فرض شده باشد. در اين صورت نتايج آزمون يا بازرسي مربوطه با امضاء بازرس خريدار كه شاهد آزمون بوده است بايستي مورد بررسي بازرس كالا (در مرحله پيش از حمل) قرار گيرد.

بطور خلاصه بازرسي پيش از حمل مي تواند شامل بازرسي هاي زير شود:

-          بررسي مدارك خريد

-          بررسي مدارك كنترل كيفي و بازرسي كالا (جهت انطباق محصول با استاندارد و سفارش)

-          بازرسي ظاهري (چشمي) از كالا و اجزاي آن (كه مي تواند شامل بازرسي رنگ نيز باشد.)

-          بازرسي كمي

-          بررسي پكينگ ليست (ليست بسته بندي)

-          بازرسي بسته بندي كالا

-          بازرسي حين بارگيري

-          صدور گواهي ترخيص يا گواهي بازرسي

به هر حال بايستي توجه داشت كه در بازرسي پيش از حمل بكار گيري بازرسان مجرب از اهميت ويژه اي برخوردار است و بالطبع هزينه هاي بازرسي پيش از حمل نسبت به بازرسي حين ساخت بالاتر خواهد بود.