در قسمت نخست باید جهت تهیه یک ITP مناسب ، کلیه مدارک ارائه شده توسط کارفرما و Spec مربوط به پروژه ساخت به صورت کامل توسط نفرات دفتر فنی مورد بازخوانی قرار گیرد. همچنین در برخی موارد توصیه می گردد که جلساتی با طراح و دفتر فنی جهت بررسی و مشخص نمودن نقاط حساس مشخص گردد. پس از جمع بندی اولیه جلسه ای از طرف گروه نظارت کارفرما و کنترل کیفیت در محل کارخانه بایستی تشکیل شود تا دو گروه نقطه نظرات کلی یکدیگر را در خصوص تدوین این مدرک به یکدیگر منتقل نمایند.

مطلبی که باید به آن توجه ویژه نمود آن است که در صورتی که این مستند پیش از حضور گروه های نظارتی در کارخانه آماده گشته وظیفه گروههای حاضر در کارخانه بازخوانی این مستند و در صورت لوزوم ارائه پیشنهاد اصلاحیه می باشد چراکه در نهایت گروههای حاضر در کارخانه مسئول کنترل و تضمین کیفیت کار بوده و بایستی نسبت به تایید کتابچه نهایی پروژه ساخت تابلو برق اقدام کنند.

مطالبی که در یک ITP بایستی ذکر گردند را میتوان به شرح زیر دسته بندی نمود :

۱-فرمتهای خام. بطور کلی تمامی گزارشاتی که تا پایان کار بازرسی یک مجموعه مورد نیاز می باشد  ، از جمله فرمت دعوت به بازرسی ، فرمت مکاتبات ، تست جوشکار ، بازرسی ابعادی و... بایستی با یک روند شماره گذاری مناسب و با اختصاص یک شماره مرجع جهت هر گزارش در یک ITP قرار گرفته و فرمتهای خام بعنوان مرجع تاییدگشته و کلیه دستگاههای مرتبط به امر بازرسی در کارخانه گردد.

۲- نوع فعالیت اجرایی که در کارخانه انجام می شود. دراین قسمت باید با دسته بندی نوع فعالیتهایی که پیش از حضور در کارخانه  و یا در سایت در حال انجام است قسمتهایی را بعنوان ایستگاه کنترلی تعریف کرد. بعنوان مثال می توان به فعالیت برشکاری اشاره کرد که باید در موارد حساس حتی در مرحله نشانه گذاری جهت برشکاری نیز ایستگاه جهت بررسی و کنترل تعریف نمود.

۳- فعالیتی که گروههای کنترلی از جمله گروه کنترل کیفیت ، گروه نظارت و کارفرما در این مرحله بایستی انجام دهند. به عنوان مثال در مورد برشکاری گروههای کنترلی باید عمل بازرسی چشمی و ابعادی مربوط به قطعه برش خورده را انجام دهند.

۴- مشخص نمودن مرجع پذیرش و تلرانسهای مربوطه. در این قسمت از مدرک بایستی مرجعی جهت مشخص نمودن نحوه انجام بازرسی و حدود پذیرش عیوب مشاهده شده معرفی نمود. بعنوان مثال در مورد برشکاری ، بایستی نقشه یا شماره  استانداردی در مورد تلرانسهای ابعادی و یا از  Fabrication Procedure را که تلرنسهای مجاز را ذکر نموده ، بیان نمود.

۵- بیان نمودن نوع مدرک صادر شده در این مرحله از بازرسی. در این ستون می باید نام و شماره گزارشی را که با توجه به جدول گزارشهای خام ، باید در این مرحله صادر گردد ، ذکر شود. بعنوان مثال در مورد عملیات برشکاری باید نوع مدرک " گزارش بازرسی چشمی و ابعادی" و شماره آن بعنوان مثال " ۰۱۲" ذکر شود.

۶- در مرحله آخر نوع ایستگاه بازرسی برای هر گروه کاری حاضر در کارخانه معرفی می گردد. انواع ایستگاههای بازرسی بایستی با حروف اختصاری معرفی شوند که این حروف اختصاری در قسمت اول مدرک توضیح داده می شود. انواع مرسوم ایستگاههای بازرسی به شرح زیر می باشند :

Review : این ایستگاه جهت بررسی مدارک می باشد و گروه اجرایی می توانند به کار اجرایی خود ادامه دهند و در نهایت بایستی که مدارک مربوطه را جهت بازنگری ارائه دهند.

Approve : این ایستگاه نیز همانند ایستگاه قبل جهت بررسی مدارک می باشد ، با این تفاوت که تا تایید مدارک ارائه شده ، گروه اجرایی مجاز به ادامه کاری که بایستی بر اسا این مدارک انجام دهند نمی باشد.

Witness : در این مرحله بایستی که نمایندگان گروههای بازرسی معرفی شده باشند. گروه اجرایی بایستی طبق توافق مدتی قبل از رسیدن کار اجرایی به این مرحله بعنوان مثال ۲ روز ، به صورت کتبی مراتب را جهت بازرسی به گروههای کنترلی ، نظارت و کارفرما اطلاع دهد. کار اجرایی در این مرحله متوقف نخواهد شد و بازرس بنا به تشخیص خود در این مرحله از بازرسی حضور خواهد یافت یا از حضور خودداری خواهد کرد ولی در هر زمانی که بازرس خواستار بررسی مدارک مربوطه باشد باید این مدارک در اختیار او قرار گیرد و او موظف است که نسبت به تایید این مدارک اقدام نماید.

Spot Witness : بررسی مراحل اجرایی و بازرسی در این قسمت به عهده بازرس بوده و نیازی به صدور دعوتنامه کتبی جهت بازرسی در این مقطع نمی باشد.

Hold Point : تمامی شرایط در این ایستگاه بازرسی همانند ایستگاه Witness می باشد با این تفاوت که بازرس بایستی در این مرحله حضور یابد و گروه اجرایی بدون تایید مجاز به ادامه کار نمی باشند.

اولین مطلب که به نظر نویسنده در تدوین ITP   مهم است ، تهیه فرمتهای خام مربوط به فرآیندهای بازرسی تا مراحل پایانی کار است.

حتما بخاطر داشته باشید که هنگام تعریف ایستگاه بازرسی ، استاندارد مرجع مورد استفاده در آن مرحله و شماره فرمت تایید شده توسط کارفرما برای آماده سازی در آن مرحله را ذکر کنید. عدم آماده سازی فرمتهای خام در ابتدای کار باعث خواهد شد که با تغییر نفرات چه در قسمت کنترل کیفیت و چه در بخش کارفرما ، سلایق شخصی باعث تغییر چندین باره شکل فرمتها گردد.

دومین مورد در تهیه ITP  ، ذکر تمامی رویه های کاری مانند روش ساخت ، روش رنگ آمیزی، بازنگری نقشه های اجرایی و... به عنوان ایستگاه Hold Point  می باشد. توجه به این مطلب که شروع کار اجرایی بدون تایید این مدارک توسط کارفرما ، می تواند باعث وارد آمدن خسارات مالی شدید به پیمانکار جهت تصحیح مراحل قبلی کاری گردد، حائذ اهمیت ویژه می باشد.

مطلب بسیار مهم و حساسی که در بیشتر موارد به آن توجه نمی شود جلسه PIM(Pre Inspection Meeting)  می باشد. اکیدا توصیه می کنم که بدون برگزاری این جلسه و تهیه صورتجلسه که تایید تمامی گروههای درگیر در آن موجود باشد ، اقدام به شروع کار بازرسی نکنید.

3) ABBREVIATION

R: Review Records of Inspections

W: Review Documents and Accept

RI: Data to Be Issued

SW: Spot Witness

W: Witness Point

H: Holding Point