برای ارزیابی مناسب بودن یک داوطلب ابتدا  ویژگی شغل مورد نظرو خصوصیات  فرد مناسب برای احراز آن شغل  را  تعیین نموده ، سپس  ویژگی های شخصیتی ،  سوابق کاری و  تحصیلی فرد داوطلب  را تجزیه و تحلیل نمائید ودر صورت تناسب این خصوصیات  با شغل مورد نظر ،  با وی مصاحبه کنید .

بررسی درخواست ارسالی ، سبک نگارش ، کاغذ استفاده شده ، دستخط یا روش  تایپ رزومه  ، نظم و قابل درک بودن جملات ، استفاده از روش های نوین در ارسال درخواست و آدرس داوطلب   نیزمی تواند اطلاعات با ارزشی را به شما  منتقل کند .

فهرستی از سوالات تهیه نمائید تا در مصاحبه آن ها را بپرسید و به هریک امتیازی بین 0 تا 10 بدهید  .سوال ها باید بر اساس  پنج خصوصیت زیر باشند :

(ممکن است  برای هر شغل دانستن  تمام این موارد  ضروری نباشد . )

1-    دانش و مهارت :

-       توانائی ها و مهارت خلق  توانائی ها  ( خلاقیت و.........)

-       مهارت های اولیه و مهارت های کسب شده در حین کار ( سازماندهی – برنامه ریزی – سرعت در انجام امور- مسئولیت پذیری – کار گروهی و......)

-       تصمیم گیری

-       قدرت در قضاوت

2-    تحصیلات و تجربه :

-       مدارج تحصیلی

-        استعداد

-       تجربه های پایه

-       تجربه های مطلوب

3-    بینش فردی :

-       انگیزش مادی

-       قدرت طلبی

-       شهرت طلبی

-       چالش طلبی

-       نگرش نسبت به مافوق

-       نگرش نسبت به زیردست

-       نگرش نسبت به کار

4- شخصیت :

-       تناسب با  شغل

-       تناسب با گروه کاری 

-        نیاز به رهبری شدن

-       نیاز  به رهبری کردن

-       تمایلات

-       قابلیت سخنگویی

-       قابلیت نگارش

-5 وضعیت شخصی :

-       ارتباط سنی با شغل

-       وضعیت خانوادگی ( از لحاظ تعداد نفرات خانواده  – وضعیت  اقتصادی و.....)

-       سلامتی و قیافه ظاهری

-       ملاحظات قانونی ( از قبیل گواهی نامه رانندگی – مجرمیت های قانونی و..........)

نکاتی که باید قبل از  مصاحبه ها رعایت نمائید :

1-    شرح وظایف مربوط به کار را بنویسید و اگر موجود است آن را به روز کنید .

2-    با  سرپرستانی که قرار است با فرد استخدام شونده جدید کار کنند در زمینه معیارهای انتخاب داوطلب نیز مشورت کنید .

3-    مزایای انتخاب یکی از افراد خودتان را بشناسید و درصورت امکان از پرسنل موجود برای احراز شغل مورد نظر استفاده کنید  .

4-    کارمندان را تشویق کنید افراد مناسبی را که می شناسند برای این کار معرفی کنند .

5-    از رسانه مناسبی برای پخش آگهی خود استفاده کنید .

6-    از نصب آگهی های استخدام در دانشگاه ها و مکان های آموزشی غفلت  نکنید .

7-    آگهی خود را به نحوی تهیه کنید که افراد نامناسب کنار بروند و از اتلاف وقت خود و آن ها جلوگیری کنید یعنی مشخصات مورد نیاز یا مناسب برای کار را در آگهی قید کنید تا از جلب افرادی که برای این کار مناسب نیستند جلوگیری شود .

8-    درخواست های نامناسب را بلافاصله کنار بگذارید . ولی اگر تعداد درخواست ها کافی نیست اولویت بندی کنید .

9-    همواره کارائی رقابت سیستم استخدامی خود را به نسبت افراد جذب شده بسنجید نه با تعداد افرادی که در این رقابت شرکت می کنند . زمانی که شما دارید 200 جواب ارسال شده را بررسی می کنید ، افراد مناسب در جاهای دیگر جذب کار  می شوند .

10-                     در عین حال در استخدام ها عجله نکنید و ابتدا تمام درخواست های مناسب را بررسی کرده و با تمام افراد مناسب مصاحبه کنید .

شرایط انجام مصاحبه :

1-    وقت کافی برای مصاحبه در نظر بگیرید و زمانی را بین هر مصاحبه با داوطلبین برای تفکر و بررسی و یادداشت نکته ها و دیدگاه های خود اختصاص دهید . اجازه ندهید داوطلبان در اتاق انتظار جمع شوند . این کار ممکن است باعث اضطراب داوطلب ها شده و تاثیر بدی نسبت به توانائی شما در سازماندهی ، در ذهنشان بگذارد . وقت مصاحبه باید در زمان تعیین شده انجام شود و این حکایت از مدیریت شما دارد .

2-    در جائی مصاحبه کنید که کسی نتواند صدای شمارا بشنود و از هرگونه اختلال یا وقفه ای در بین مصاحبه ها جلوگیری کنید .

3-    فضای مناسبی را برای داوطلب ایجاد کنید او را جلوی  نور مستقیم قرار ندهید .

4-    به خاطر داشته باشید بسیار مهم است تاثیر خوبی از سازمان در ذهن داوطلب بماند و این مسئله را برای کارکنان نیز توضیح دهید .سعی کنید هرگز خود را خسته و کسل نشان ندهید ، حتی اگر واقعا" خسته هستید .

5-    کنجکاوی کارکنان موجود را برای دیدن مصاحبه شوندگان کنترل کنید . رفت و آمد زیاد افراد و بررسی داوطلبین توسط آن ها برای سازمان چندان خوب نیست .

6-     به داوطلب ها آرامش دهید . در این صورت راحت تر صحبت خواهند کرد .

7-    برگه  مشخصات فرد را در روز مصاحبه تهیه کنید و در هنگام تهیه این برگه سعی کنید واقعا" تحلیل گر  باشید و تابع احساسات قرار نگیرید .

8-    عادل باشید .

9-    مصاحبه های انفرادی مفیدتر و راحت تر از مصاحبه های گروهی است و باعث بروز اضطراب و خجالت مصاحبه شونده نخواهد شد .

  انجام مصاحبه :

1-    تنها به شم خود یا اولین برداشت های خود اتکا نکنید . یک ارزیابی دقیق و مستدل از  غریزه بهتر است .علت اصلی خوش آمدن ها یا بد آمدن ها ی آنی ، شباهت متقاضی به فرد دیگری است . مراقب این قضاوت های  عجولانه باشید

2-    شرکت خود را نیز به مصاحبه شونده معرفی کنید .

3-    از همان ابتدا نوع شغل پیشنهادی و الزامات خاص آن را مشخص کنید حجم کار را نیز شرح دهید .

4-    مصاحبه را با بازجویی و یا صحنه قدرت نمائی اشتباه نگیرید . جدل و مشاجره نکنید .

5-    در مورد کار توضیح دهید اما زیاده گویی نکنید . راجع به تمام اشکال ها و ضعف های کار با داوطلب صحبت کنید .

6-     برخورد خشونت آمیز و خارج از نزاکت با وی نشان ندهید .

7-    سوالات آزار دهنده و یا نکات سرزنش کننده نپرسید .

8-    از پرسش سوالاتی که جواب آنها فقط بله یا خیر است بپرهیزید .

9-    سعی کنید مصاحبه را هدایت کنید ولی برای این منظور کلام مصاحبه شونده را قطع نکنید .

10-                        روند مصاحبه را کنترل کنید و سعی کنید از مسیر خود خارج نشود . بعد از توضیح در مورد کار و پاسخ گفتن به سوالاتی که داوطلب مطرح می کند ، از او چند سوال کنید تا علاقه او نسبت به کار محرز شود و پس از آن بیش از 25%  گفتگو را خودتان انجام ندهید .

11-                        سوالاتی مطرح کنید که  کمک کند بتوانید داوطلب را در شغل مورد نظر تجسم و ارزیابی کنید .  مثلا" با.........چطور برخورد می کنید ؟ " فرض کنید ............... ، چه کار می کنید اگر ........؟"

12-                        معلوماتی را که داوطلب ادعا می کند دارد را امتحان کنید ." در این صنعت چند درصد از بازار در دست سازمان های خصوصی است ؟"

13-                        به دقت به حرف های داوطلب گوش دهید و به تغییر آهنگ صدایش که اغلب احساسات و تفکر ورای صحبت های اورا آشکار می کند ، توجه کنید . در حین مصاحبه یادداشت های کوتاهی بردارید اما جای خود و داوطلب را به نحوی قرار دهید که او نوشته شمارا نبیند .

14-                        اگر حرفی می زند که در ارزیابی شما بسیار موثر است ، بلافاصله خودکار برندارید و یادداشت نکنید . این کار اعتماد به نفس اورا برهم می زند .

15-                        رو راست باشید ، صریح و بی پرده  ، هر گونه شک و شبهه ای را بررسی کنید و آن را برطرف نمائید .

16-حالت های چهره و حرکات سر و دست داوطلب ، سرنخ های مفیدی به شما می دهند . حرکت ناگهانی می تواند نشانه اضطراب باشد . شاید آن موقع روی موضوعی انگشت گذاشته اید که لازم است بیشتر آن را بررسی کنید .

17-                        داوطلب را به حرف زدن ترغیب کنید و لی حرف را به او القا نکنید. این که بپرسید " لازمه این شغل شروع یک روز کاری زودتر از معمول است ، آیا از این که هر روز صبح ساعت 5/4 از خواب بیدرا شوید راضی هستید ؟ " اصلا" فایده ای ندارد ولی مثلا" اگر بپرسید " آخرین باری که ساعت 5/4 از خواب بیدار شدید کی بود ؟ " بیشتر مسائل را برای شما روشن خواهد کرد .

18-                        درباره افراد براساس مهارتشان در مصاحبه قضاوت نکنید . افراد برون گرا و اجتماعی ، بهتر می توانند خصوصیات خود را منعکس کنند و ممکن است خیلی زود از آن ها خوشتان بیاید .گاهی این مسئله برای کار مناسب است اما گاهی هم مناسب نیست .برای کارهایی که باید به تنهایی انجام شود مسلما" فرد درون گرا مناسب تر است .

19-                        از داوطلب بپرسید  درباره  پیشرفت  شغلی خود و  توقعاتی  که  از  این  شغل دارد  ،  چگونه فکر می کند .   پرسش های مربوط به کار را ترغیب کرده و چنان جواب دهید که گویی داوطلب شغل را احراز کرده است . اندکی خوش بینی و اعتماد سبب خواهد شد که آنان آشکارتر درباره خود صحبت کنند .

20-                        اگر در طی مصاحبه معلوم شود که شخص برای این کار مناسب نیست ، بزدلانه داوطلب را فریب ندهید . به آن ها بگوئید که این کار برای آن ها مناسب نیست .بلاتکلیف گذاردن داوطلب وجهه شرکت را بد می کند .

21-                        برگه مصاحبه را با دقت مطالعه کنید و تا حد امکان کمترین احتمال را برای  شانس و اقبال بگذارید .

22-                        مراقب باشید کسی را برای کار انتخاب نکنید که بیش از حد لزوم  واجد شرایط است ، مگر آن که قرار باشد شغل مورد نظر به زودی ترقی کند و توسعه یابد . کسانی که در شغل پائین تر از صلاحیت شان استخدام شوند ، به تدریج خسته شده و کار را ترک می کنند .

23-                        دقت کنید داوطلب که بتواند با دیگر اعضاء گروه شما هماهنگی و سازگاری داشته باشد . از او دعوت کنید یک نیم روز را در سازمان شما بگذارند .

24-                        در تصمیم گیری عجله نکنید ، به خصوص به خاطر داوطلبی که مشتاق نشان می دهد .

25-                        وقتی برای مشاغل رده بالا و سمت های حساس و مهم می خواهید کسی را استخدام کنید، از آزمون های تائید شده و معتبر برای محک استعداد ، هوشمندی و شخصیت داوطلب استفاده کنید .

26-وقتی سلامتی جسمانی برای کار مهم است ، تحویل کار را منوط به انجام و ارائه جواب آزمایشات کنید .

27-                        همواره مدرکی مستند و مستدل  در مورد شرایط تحصیلی و شغلی داوطلبان  بخواهید

28-                        همواره معرف ها را بررسی کنید .

29-                        به فراست و شم درونی خود نیز توجه کنید .

اعتقاد بر این است که انتخاب مدیری بین بیست تا سی سال که در سازمان شما تا زمان بازنشستگی باقی بماند ، معادل  سه چهارم میلیون پوند سرمایه گذاری برای شرکت شما است .اگر شرکت می خواست همین مبلغ را برای خرید ماشین آلات سرمایه گذاری کند ، جلسه هیات مدیره برگزار  می شد و تحقیقاتی عمیق در این زمینه صورت می گرفت ولی هنوز اهمیت استخدام در یک شرکت مشخص نشده است .